○乙訓福祉施設事務組合文書事務取扱規程
平成8年2月9日
訓令第1号
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、事務の迅速かつ確実な処理を図るため、その取扱基準を定めることを目的とする。
(適用範囲)
第2条 乙訓福祉施設事務組合(以下「組合」という。)における事務の取り扱いについては、この規程の定めるところによる。
(文書主義)
第3条 事務を処理するにあたつては、緊急を要する場合のほか文書をもつて行わなければならない。
(決裁)
第4条 事務の処理は、すべて、意志を決定する決裁を経て処理しなければならない。
2 決裁の区分については、組合事務決裁規程(平成6年訓令第1号。以下「事務決裁規程」という。)
3 決裁を受けた事務は、速やかに施行しなければならない。
(用語の定義)
第5条 この規程において、次に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 文書 組合において取扱う必要のある書類(各種記録(印刷物、図面、フイルム、録音テープ等)及び郵送等による現金、有価証券、小包、電報等を含む。)をいう。
(2) 到着文書 郵送その他の経路で組合に到着した文書をいう。
(3) 収受文書 到着文書を文書主管課が受領し、その文書に受付印を押し、又は必要な登録をして、文書の到達を確認する手続きを経たものをいう。
(4) 配布文書 文書主管課から総務課及び各施設(以下「課(施設)」という。)の文書取扱者に配布された収受文書をいう。
(5) 起案文書 収受した文書に基づき、又は発意により、事案の処理についての原案を記載した文書をいう。
(6) 決裁文書 決裁権限のある者の決裁を受けるべき文書をいう。
(7) 決裁済文書 決裁権限のある者の決裁を得た文書をいう。
(8) 合議 決裁を受けるべき事案が2以上の課(施設)に関連があるとき、その承認を得るため順次関係課(施設)に回議することをいう。
(9) 供覧 決裁、決定若しくは承認を求める事案ではないが、参考のため又は指示を受けるため、順次所属上司又は関係課(施設)の閲覧に供することをいう。
(10) 完結文書 一定の手続きによつて施行され、又は事案の処理が完了し、かつ、事件の完結した文書をいう。
(11) 未完結文書 決裁、供覧、施行若しくは処理が完了せず、又は完了してもいまだ事件の完結しない文書をいう。
(12) 保存文書 保存年限が5年、10年、20年、永年に属する文書で文書主管課で保存するものをいう。
(13) 永久貸出文書 保存文書のうち、事務上継続的に使用する文書で、書庫に収納せず課(施設)で管理するものをいう。
(14) 保管文書 保存文書以外の文書で、課(施設)において整理及び保管するものをいう。
(文書主管課)
第6条 文書主管課は、総務課とする。
(文書主管課長の職務)
第7条 文書主管課長は、組合における文書の収受、配布、浄書、発送、保存、廃棄の事務をつかさどる。
2 文書主管課長は、課(施設)の文書事務の処理について常に調査を行い、その指導にあたるとともに、必要と認めるときは適当な処置を命ずることができる。
(課(施設)長の職務)
第8条 課(施設)長は、常に当該係における文書事務の円滑、適正な取り扱いに留意し、その促進に努めなければならない。
(文書取扱者の設置等)
第9条 文書取扱者は、課(施設)の庶務担当係長とし、係長を置かない課(施設)にあつては、係長と同等の職にある者又は課(施設)長が指名した者をもつて充てる。ただし、課(施設)長が文書取扱者を置く必要がないと認める課(施設)については、この限りでない。
2 前項ただし書きによる場合は、文書主管課長の承認を得なければならない。
3 課(施設)長は、文書取扱者を指名し、又は異動等により新たに指名したときは、速やかに文書主管課長に通知しなければならない。
(文書取扱者の処理事務)
第10条 文書取扱者は、課(施設)長の命を受け、次の各号に掲げる事項を処理する。
(1) 配布文書、合議文書その他の回送文書の受領、点検、整理に関すること。
(2) 完結文書及び文書管理カードの保管に関すること。
(3) 永久貸出文書の管理に関すること。
(4) その他文書管理について必要なこと。
(文書の分類)
第11条 すべての文書は、別に定める文書分類表の分類記号により分類整理し、これを管理しなければならない。
(分類記号の追加、削除)
第12条 新たな事務の発生又は既存の事務の削減等の理由により分類番号を追加又は削除する必要が生じた場合は、課(施設)長の申出により、文書主管課長がその記号の追加又は削除を決定する。
2 分類記号の追加又は削除は、原則として年度始めに行うものとする。
(文書の処理年度)
第13条 文書の処理に関する年度は、次の各号に掲げるもののほか4月1日から翌年の3月31日までとする。
(1) 令達文書(指令を除く。)
(2) 組合議会の会議録、議案、議決書
(文書管理に必要な帳票等)
第14条 文書の取扱いに使用する帳票その他は、次のとおりとする。
ア 受付印 (別記第1号様式)
イ 特殊文書受付簿 (別記第2号様式)
ウ 金券受付簿 (別記第3号様式)
エ 小包等受付簿 (別記第4号様式)
オ 指令番号簿 (別記第5号様式)
カ 起案用紙 (別記第6号様式)
キ 文書処理カード (別記第7号様式)
ク 文書管理カード (別記第8号様式)
ケ 保存文書カード (別記第9号様式)
コ 議案番号簿 (別記第10号様式)
サ 条例原簿 (別記第11号様式)
シ 規則原簿 (別記第12号様式)
ス 訓令、告示、通達、要綱原簿 (別記第13号様式)
セ 文書収発件名簿
第2章 文書の収受及び配布
(到着文書の受理)
第15条 到着文書は、文書主管課において受領する。
2 課(施設)において直接受領した文書又は、職員が出張先等で受領した文書は、速やかに文書主管課へ回付しなければならない。
3 料金未納又は料金不足の書類は、発信者が官公庁であるとき及び文書主管課長が必要と認めたときに限り、その未納又は不足料金を支払い受領することができる。
(到着文の受付け)
第16条 到着文書は、次の各号により処理しなければならない。
(1) 文書は、親展、入札書又は秘の表示があるものを除き、すべて開封し、文書の左上部余白に受付印を押し、文書処理カード及び文書管理カードを作成する。
(2) 文書のうち、その受理の日時が権利の得喪若しくは変更に関係があるもの又は異議の申立てその他その処理について特に期限のある文書を収受したときは、文書の上部余白に収受の時刻を朱記し、文書主管課長は証印を押し、封筒を添付しなければならない。
(3) 添付物の表示があつて添付物が欠けている文書は、文書処理カードにその旨を表示し、受付担当者が認印するとともに発送者へ照会しなければならない。
(4) 文書の配布先は、文書主管課において判定すること。
(5) 配布先の判定において2以上の課(施設)に関連する文書は、関係の深い課(施設)に決定すること。この場合文書主管課で必要と認めたものは、当該文書の写しを作成し、関係課(施設)へ配布することができる。
2 到着文書のうち次に掲げる文書は、当該各号の定めるところにより処理しなければならない。
(1) 親展、入札書又は秘の表示のある文書は、開封せず、封筒の表面余白に受付印を押し、特殊文書受付簿に記載すること。
(2) 書留、内容証明又は配達証明の文書は、前項の1号から3号までの手続き終了後、文書の上部余白に「書留」、「内容証明」又は「配達証明」印を押し、特殊文書受付簿に記載すること。
(3) 金券を添付した文書は、前項の1号から3号までの手続き終了後、その上部余白に「金券添付」印を押し、金券受付簿に記載すること。
(4) 電報は、表面余白に受付印を押し、特殊文書受付簿に記載すること。この場合、親展電報は開封せず、親展以外のもので約字を用いたものは、訳文を添えること。
(5) 小包その他これに類するものは、開封せず、表面右上部に受付印を押し、小包等受付簿に記載すること。
(到着文書の特例)
第17条 次の各号に掲げる文書については、開封閲覧の後、文書の表面余白に収受日時印を押印するのみで、課(施設)の文書取扱者に交付する。
(1) 部外者からの文書で閲覧だけにとどめるもの、及び定例的な報告書
(2) 軽易な文書
(3) 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡
2 次の各号に掲げる文書については、開封閲覧の後、課(施設)の文書取扱者に交付する。
(1) 請求書、領収書、見積書、及び送り状
(2) 雑誌、新聞及びこれに類するもの。
(1) 重要又は秘密を要する文書
(2) 緊急を要するため持回り又は即決を要する文書
(配布文書の事故処理)
第19条 文書取扱者は、主管でない文書の配布を受けたときは、速やかに文書主管課へ返付しなければならない。
2 配布を受けた親展文書で機密に属さず一般文書として処理できるものは、あて名人がその文書の上部余白に押印し、封筒を添えて文書主管課へ返付しなければならない。
(自発文書の登録)
第20条 新たに発生した事案にかかる起案文書については、別表1文書登録基準に基づき登録に要するものは、その件名を文書主管課へ通知し、文書主管課の指示する文書整理番号を付さなければならない。
(文書管理カードの管理)
第21条 文書管理カードは、文書取扱者が文書整理番号順に保管する。
第3章 文書の処理
(文書処理の原則)
第22条 文書の処理は、すべて課(施設)長が中心となり、たえず文書の迅速な処理に留意し、案件が完結に至るまで、その経過を明らかにしておかなければならない。
2 配布文書は、原則として5日以内に処理を完了しなければならない。
(文書処理カードによる指示及び配布文書の処理)
第23条 課(施設)長は配布文書を査閲し、次の各号により文書の処理に必要な指示事項を文書処理カードに記入押印し、担当係長に指示しなければならない。
(1) 担当係を明確に指示すること。
(2) 回答の要、不要を明確にすること。
(3) 文書の処理期日を指示すること。
(4) 処理の大要を指示すること。
(5) 他課(施設)へ供覧を必要とする場合は、その課(施設)を指示すること。
2 課(施設)長は、配布文書が次の各号の一に該当するときは、先に上司の供覧に付し、指示を受けなければならない。
(1) 処理前に上司の供覧に付す必要のあるもの。
(2) 重要な文書で上司の指揮により処理する必要があるもの。
3 課(施設)長から指示を受けた係長は、次の各号により文書の処理に必要な指示事項を文書処理カードに記入押印し、担当者に指示しなければならない。
(1) 当該文書の分類番号、保存年限を指示すること。
(2) 担当者を明確に指示すること。
(3) 参考資料を収集する必要があると認める場合は、その旨を指示すること。
(4) その他具体的な指示を与えること。
4 担当者は、その指示に基づいて処理し、文書処理カードに押印し、配布文書の上に起案文書を重ねて決裁を受けなければならない。
5 担当者から報告を受けた係長は、検討のうえ押印し、また決裁区分を明記して課(施設)長に報告しなければならない。
6 係長から報告を受けた課(施設)長は、査閲のうえ押印しなければならない。
(事案の処理)
第24条 事案の処理は、すべて文書により決裁を受けなければならない。
2 決裁文書は、すべて起案用紙を用いなければならない。ただし、次の各号に該当するものは、これによらないことができる。
(1) 定例のもので一定の帳票で処理できるもの。
(2) 軽易なもので文書処理カード又はその文書の余白に必要事項を記載して処理できるもの。
(3) 別に定めのあるもの。
(起案)
第25条 起案文書は、次の各号により作成しなければならない。
(1) 配布文書についての起案文書は、文書処理カードに基づいて作成すること。
(2) 起案文書は、1事案ごとに作成すること。
(3) 起案文書は、法令により定められたもの、その他文書主管課長が特に認めるものを除き、文書の左横書実施要領によること。
(4) 字句を加除訂正したときは、その箇所に認印すること。
(5) 起案文書には、内容のよくわかる標題をつけ、必要により起案の理由、説明、経過及び根拠となる関係法規等を記載し、参考資料を添えること。ただし、軽易なものについては、その一部を省略することができる。
(6) 経費を伴う事案についての起案文書は、その旨を記載し予算との関係を明らかにすること。
(1) 配布文書について回答を要するための起案文書には、配布文書の分類番号、保存年限及び文書整理番号を記入すること。
(2) 分類表に示されていない事務についての起案文書の場合は、とりあえず当該細分類中の細細分類「一般」に分類すること。ただし、固有の分類番号が必要な場合は、第12条の規定により決定した分類番号及び保存年限を記入すること。
(3) 新たに発生する事案の起案文書には、文書分類表により分類番号及び保存年限を記入し、登録を必要とするときは、文書主管課の指示する文書整理番号を付けなければならない。
(決裁)
第27条 起案文書は、当該事業にかかる事務を主管する係長から順次所属上司の承認を経て、決裁権限を有する者の決裁を受けなければならない。この場合、当該文書について決裁権者欄の該当個所に○印を付し、決裁権の根拠を記入し、不要となる承認欄は斜線で抹消する。
2 前項の場合において回議を受けた者が当該文書について承認するときは、承認の印を押さなければならない。
(起案文書の緊急処理)
第28条 起案文書で緊急を要するものは、決裁板の上部に「至急」を表示しなければならない。
(文書の合議)
第29条 他の課(施設)に関係のある文書は、主管課(施設)の回議を終えた後、決裁権限を有する者の決裁を受けるまでにその関係する課(施設)長に合議しなければならない。この場合において、合議文書の回付は合議を受ける課(施設)長に対して行うものとする。
2 合議を受けた課(施設)長は、合議文書を速やかに閲覧し、同意、不同意を決定しなければならない。
3 合議を受けた課(施設)長に異議があるときは、主管課(施設)長と協議し、なお決定しないときは、意見を付して上司の指揮を受けなければならない。
4 起案文書の回議中原案を加除訂正したときは、これを認印し、特に重要な訂正の場合は、欄外などにその理由を記入しなければならない。
5 合議文書は、1課(施設)1日以内に処理することを基準とする。
6 合議を終えた後、主管課(施設)長において原案を改廃したいときは、関係課(施設)長に通知しなければならない。
7 合議した案件について再回を要するときは、関係課(施設)長を表示し、再回しなければならない。
(並列式合議及び会議式合議)
第30条 合議先の課(施設)が多いとき又は内容の検討に時間を要するときは、合議文書を複写し、同時に関係ある課(施設)に配布して行う並列式合議をすることができる。
2 合議の事案が特に重要又は異例なものであつて衆議をつくす必要があるときは、主管課が司会し会議方式により行う会議式合議をすることができる。
(合議の特例)
第31条 次の各号の一に該当する文書は、総務課(施設)長に合議しなければならない。
(1) 令達文書(指令を除く。)通達案願
(2) 議会に提出する議案願
(3) 法令、例規の解釈又は適用に関する案願
(重要文書等の持ち回り)
第32条 急施、秘密又は説明を要する文書は、決裁若しくは承認を得、又は閲覧に供し若しくは意見を調整するため自ら持ち回りしてこれを行うことができる。
(決裁年月日)
第33条 決裁文書で決裁の終わつたものは、起案者が決裁年月日を記入しなければならない。
(代理決裁文書の後閲)
第34条 事務決裁規程の定めるところにより代決した文書を後閲に供しようとするときは、代理決裁者は決裁者欄に「後閲」と朱書するものとする。
第4章 文書発送
(発信者)
第35条 文書は、管理者、収入役、その他職務権限を有する者の職、氏名又は組合名若しくは施設名をもつて発信しなければならない。ただし、軽易なものは、職名のみ記載し、氏名を省略することができる。
2 発信者名を管理者とする場合は、管理者の下に担当課(施設)名、係名をかつこ書きにすること。
3 事務連絡文書等で別に形式を定めるものを除き、内容が軽易とみなされるものについては、課(施設)長名又は課(施設)名をもつてすることができる。
(発送番号)
第36条 発送文書には、指令、達以外は、文書整理番号を付するものとする。
(発送年月日)
第37条 文書の発送月日は、発送する月日とする。
(公印)
第38条 発送文書にはすべて公印を押し、決裁済文書と契印しなければならない。ただし、印刷物その他文書の性質上不要と認めるものについては、これを省略することができる。
2 公印は、組合公印規程(昭和50年訓令第1号)に定めるところにより使用しなければならない。
(発送手続)
第39条 文書の発送は、直接主管課で発送する場合を除き、すべて文書主管課が郵送により行う。
2 文書を発送しようとするときは、主管課において、封かんし、文書主管課へ依頼しなければならない。
3 重要文書等で発送証拠を残したい場合は、起案者が伺書に発送先を記入し、発送印欄に押印するものとする。
第5章 整理及び保管
(整理及び保管の原則)
第40条 保管の文書は、完結文書と未完結文書とに区分し、常にその所在を明らかにし、必要なとき速やかに出せるようその整理、保管を完全にしなければならない。
2 未完結文書は、各職員ごとに未完結フオルダーに納め、課(施設)長の指示に従い、退所時にファイリングキャビネット(以下「キャビネット」という。)に収納しなければならない。
(保管期間)
第41条 文書の保管期間は、文書完結の翌年度又は翌年の末日までとする。
2 前項の保管期間は、保存年限に算入する。
(完結文書及び文書管理カードの保管)
第42条 完結文書及び当該文書にかかる文書管理カード正は、次の各号による取扱を経て、文書取扱者が保管するものとする。
(1) 担当者は、文書が完結したときは、文書取扱者に引き継ぐこと。
(2) 前項の引継を受けた文書取扱者は、保管中の当該文書管理カード正に分類番号及び保存年限を記入するとともに完結印を押し、文書はキャビネットに収納し、文書主管課へ送付すること。
(3) 前号の送付を受けた文書主管課は、保管中の文書管理カード副に必要事項を転記し、文書管理カード正は返送すること。
(キャビネット)
第43条 各課(施設)に配置されたキャビネットには、文書を収納する前に、次の要領によりガイド及び個別フォルダーを備え付ける。
(1) キャビネットの引き出しの見出しカードに、収納する文書の大分類名及びその記号を記入すること。
(2) 第1ガイドに中分類名及びその記号を記入すること。
(3) 第2ガイトに小分類名及びその記号を記入すること。
(4) 個別フォルダーに細分類名及びその記号を記入すること。
2 ガイド及び個別フォルダーの配列は、文書分類表の順に、ひき出しの手前から奥へ向かつて配置する。
3 キャビネットは、おおむね、上2段に当該年度の文書を、下2段に前年度の文書を収納する。
(当該年度の文書の保管方法)
第44条 当該年度の文書の保管方法は、次の要領による。
(1) 個別フォルダーに収納する文書は、原則としてとじこまないこと。
(2) 個別フォルダー内の文書は、上部が左にくるようにする。
(3) 文書は、完結年月日の古いものが手前に、新しいものが順次後ろにならないようにすること。
(4) 1つの個別フォルダーに収納する文書の量は、フォルダーのマチを限度とし、これを越える場合は、分冊のフォルダーを設けて整理すること。この場合、分冊したフォルダーの耳の位置は親フォルダーと同じものを用い、細細分類名の次に「(2)」、「(3)」を表示すること。
(5) 次のような場合は、文書の所在を明らかにするため、相互参照票を用いること。
ア 一つの文書の内容が2以上の分類に関すること。
イ 文書の量、大きさ等により、個別フォルダーに収納することが困難なとき。
ウ 秘密を要する文書で、個別フォルダーに収納することが困難なとき。
(前年度の文書の保管方法)
第45条 前年度の文書は、完結の順序により、次の各号に従つて編集しなければならない。ただし、編集することが不適当又は困難なものは、この限りでない。
(1) 一般文書及び令達文書のうち指令に関するものにあつては、会計年度別に、令達文書(指令を除く。)並びに組合議会の会議録、議案及び議決書にあつては暦年別に編集すること。ただし、数年にわたる事件に関する文書は、事件完結の年度又は年に編集すること。
(2) 文書の編集区分は、保存年限別とし、かつ、原則として文書分類表に定める小分類別とすること。この場合、各細分類の間には、区分紙を用いるものとする。
(3) 紙数又は編集の都合により、2年以上にわたる文書を1冊として編集してさしつかえないこと。この場合、各年度の間には、区分紙を用いるものとする。
(4) 分類が多岐にわたる文書は、関係の最も深い分類に編入すること。この場合、他の分類には、相互参照票を作成して編入すること。
(5) 2つ以上の事件で保存年限を異にする場合において、その事件が相互に関連があり、同一事件として編集することが適当なときは、長期間の種別とすること。
(6) 簿冊の厚さは、約6センチメートルを標準とし、これを越える場合は分冊すること。
(7) 文書に付随する図面等で編集に不便なものは、これを別に編集し、その旨文書に記入すること。
(1) 装ていは、所定の保存表紙(背表紙を含む。)を用いること。ただし、1年保存のものは、装ていを省略する。
(2) 背表紙には、保存年限、大分類の記号、処理年度、編集内容、保存開始年月及び保存満了年月を明記すること。
3 前2項の処理が完了したときは、文書取扱者は、編集簿冊の表紙の所定欄に認印し、編集責任を確認すること。
4 保管文書で編集、装ていを終了したものは、第43条第3項に定めるキャビネットの使用区分に従い置き換えたうえ、課(施設)において文書完結の翌年度又は翌年の末日まで保管しなければならない。この場合、1年保存の編集された文書は、フォルダーに収納したままとし、5年保存以上の保存簿冊とともにキャビネットに収納する。
(保管文書の借覧)
第46条 保管文書の借覧の要領は、次のとおりとする。
(1) 取り出した文書の位置へは、アリバイカードを必ずそう入すること。この場合、文書を課(施設)外に持ち出すときは、課(施設)長の許可を受けるとともに借用事項を必ず記入すること。
(2) 取り出した文書は、要件がすみしだい元の位置へもどし、アリバイカードを抜き去ること。
(保管状況の点検)
第47条 文書取扱者は、文書の保管状況を随時点検し、保管の適正を期するよう努めなければならない。
第6章 保存及び廃棄
(保存年限)
第48条 文書の保存年限は、永年、20年、10年、5年及び1年の5区分とし、その詳細は、文書分類表に定めるところによる。ただし、法令等に特別の定めがあるものは、その年限とする。
3 保存年限は、文書完結の翌年度又は翌年から起算する。
(保存年限の各区分の基準)
第49条 永年に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 条例、規則その他例規の原議文書
(2) 重要な事業計画及びその実施に関する書類
(3) 組合史の資料となる重要書類
(4) 議会の会議録、議決書等重要書類
(5) 所轄行政庁の令達、通牒その他で特に重要な書類
(6) 訴願、訴訟及び異議の申立てに関する書類
(7) 重要な契約書
(8) 任免賞罰に関する重要書類
(9) 財産、営造物及び公債に関する重要書類
(10) 事務引継ぎに関する書類
(11) その他重要にして永年保存の必要があると認める書類
2 20年に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) その他20年保存の必要があると認められるもの
3 10年に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 金銭の支払いに関する証拠書類
(2) 行政執行上必要な統計資料に関する書類
(3) 訓令、告示、内規・通知等で重要でないもの
(4) 原簿、台帳等の重要でないもの
(5) 許可、認可、指令又は契約規約等で、重要でないもの
(6) 請願、建議又は陳情で特に重要なもの
(7) 職員の給与に関するもの
(8) 表彰に関するもので重要でないもの
(9) その他10年保存の必要があると認められるもの
4 5年に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) おもな行政事務の施策に関する書類
(2) 行政執行上参考となる資料
(3) 建議又は陳情で重要なもの
(4) 金銭出納に関する書類
(5) 職員の請願届で重要なもの
(6) その他5年保存の必要があると認められるもの
5 1年に属するものは、永年、20年、10年及び5年に属さない書類とする。
(保管文書の引継ぎ)
第50条 課(施設)において保管を終えた文書は、文書取扱者が保存文書カードを作成し、すでに編集されている文書管理カード正を添付のうえ、会計年度別に編集された簿冊は4月末日、暦年別に編集された簿冊は1月末日までに、保存文書引継書と共に文書主管課長に引き継がなければならない。ただし、1年保存の文書については、保存文書カードを作成する必要がない。
2 保存文書カードは2部作成し、文書主管課において登録番号を記入のうえ、1部(簿片)は課(施設)において保存簿冊の索引に使用し、他の1部(厚片)は文書主管課において保存文書の管理に使用するものとする。
(引継文書の審査)
第51条 文書主管課長は、文書の引継ぎを受けたときは、その簿冊の編集内容及び保存期限の適否について審査しなければならない。
2 文書主管課長は、審査の結果不適当なものがあると認めたときは、関係課(施設)に対し、その修正を求めなければならない。
(保存文書の管理)
第52条 前条の手続きを経て文書主管課に引き継がれた簿冊は、文書主管課において登録番号を記入し、保存年限別、大分類別、処理年度別に管理する。ただし、1年保存の文書については、この限りでない。
2 登録番号は、保存年限別、大分類別、処理年度別の一連番号とする。枝番号を付ける必要がある場合は、「の2」から始める。
3 保存簿冊の背表紙には、次のとおり保存年限別の色別区分をする。
(1) 赤 永年
(2) 青 20年
(3) 緑 10年
(4) 黄 5年
(書庫)
第53条 書庫は、文書主管課長が管理する。
2 書庫の中は、常に清潔を保ち、湿気、害虫を防ぐとともに喫煙その他いつさいの火気を使用してはならない。
(保存文書の借閲覧)
第54条 執務のために保存文書を借覧し、又は閲覧しようとするときは、文書主管課の承認を得なければならない。
2 前項の規定により借覧する場合、当該文書の保存位置にはアリバイカードをそう入しておかなければならない。
3 保存文書の借覧期間は、7日以内とする。7日をこえて借覧を要する場合は、あらかじめ文書主管課の承認を得なければならない。
4 保存文書の整理その他文書主管課長において必要があると認めたときは、借覧を拒み、又は借覧期間内でもこれを返還させることができる。
(保存文書の返還)
第55条 保存文書を返還するときは、文書主管課へ返却するものとする。
(永久貸出文書)
第56条 永久貸出文書は、課において保存することができる。
2 永久貸出文書の取扱いを受けようとするものは、保存文書カードにその旨記載するものとする。
3 永久貸出文書は、「永久貸出文書」のラベルをはるものとする。
(組合外持出しの禁止)
第57条 保存文書は、組合外に持ち出すことができない。ただし、上司の許可及び文書主管課長の承認を得たときは、この限りでない。
(廃棄)
第58条 保存期間を経過した文書は、文書主管課において関係課(施設)に合議のうえ廃棄するものとする。
2 組合が規定した保存期間中であつても法定保存年限を経過したものは、前項の手続きを経て廃棄することができる。
3 前2項の規定により廃棄する場合、機密のもの又は他に悪用されるおそれのあるものは、焼却又は裁断する等適当な処置を講じなければならない。
第7章 雑則
(文書の発表)
第59条 文書はすべて上司の許可を得なければ、これを他人に示し、又はその写しを交付することができない。
(文書主管課長への委任)
第60条 この規程の施行に関し必要な事項は、文書主管課長が定める。
附則
この規程は、平成8年4月1日から施行する。
別表1
文書登録基準
文書の種類 | 登録主管課 |
管理者、その他の施設長名をもつて発する文書 | 総務課 |
回答又は何らかの業務が発生する到着文書 | 総務課 |
公告、告示、指令、通達 | 総務課 |
発の要しない起案文書で保存を要するもの | 総務課 |
その他文書係長が認めるもの | 総務課 |
