○乙訓福祉施設事務組合通話録音装置の設置及び運用に関する要綱
令和7年9月22日
要綱第1号
(趣旨)
第1条 この要綱は、業務の公正かつ適正な執行を確保し、犯罪の防止及び職員への不正な圧力を排除する目的から、乙訓福祉施設事務組合(以下「組合」という。)に設置する通話録音装置の設置及び運用に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 通話録音装置 電話機での通話開始とともに又は通話中に自動又は手動で通話内容を録音し、又は記録する装置をいう。
(2) 録音データ 通話録音装置により録音し、又は記録された音声をいう。
(管理責任者等の設置)
第3条 通話録音装置の適正な設置及び運用を図るため、総務課長を通話録音装置管理責任者(以下「管理責任者」という。)に充てる。
2 管理責任者は、通話録音装置の運用に関する事務を行うに当たって必要があると認めるときは、通話録音装置管理取扱者(以下「管理取扱者」という。)を置くことができる。
3 管理取扱者は、管理責任者が命じた者をもって充てる。
(通話録音装置の設置等の公表)
第4条 管理責任者は、組合のホームページに通話録音装置の設置及びその利用目的について公表するものとする。
(個人情報保護)
第5条 管理責任者及び管理取扱者は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)等の法令を遵守し、通話録音装置の設置及び運用に関し、適切な措置を講じなければならない。
2 管理責任者及び管理取扱者は、録音データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他安全管理のための必要な措置を講じなければならない。
3 管理責任者及び管理取扱者は、職務上知り得た情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的のために利用してはならない。その職を退いた後も同様とする。
(通話録音装置の使用)
第6条 職員は、通話録音装置を使用するときは、相手方に録音し、又は記録することを告知した上で使用するものとする。(自動音声での告知も可とする。)ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。
(1) 脅迫、恐喝など不当要求行為に該当する場合、刑事事件に発展するおそれがある場合、その他トラブル等に発展するおそれがあると認められるとき。
(2) 民事訴訟に発展するおそれがあると認められるとき。
(3) 個人の生命、身体又は財産の安全を守る必要があるとき。
(4) 前3号に定めるもののほか、告知しないことがやむを得ないと認められるとき。
(録音データの保存及び廃棄)
第7条 録音データの保存期間は、録音又は記録された日から2週間とする。ただし、法令に定めがある場合、犯罪捜査の目的で捜査機関から要請があった場合、その他管理責任者が必要と認めた場合は、この限りでない。
2 録音データは、録音し、又は記録したときの状態で保存し、加工してはならない。
3 第1項に規定する保存期間を経過した録音データは、管理責任者が認める方法により消去を行う。
4 録音データは複製してはならない。ただし、特に必要であると管理責任者が認めた場合においては、この限りでない。
(録音データの提供)
第8条 組合の各所属長は、次の各号いずれかの場合であって必要があるときは、「通話録音データ提供依頼書(様式第1号)」により、当該録音データの提供を管理責任者に依頼するものとする。
(1) 乙訓福祉施設事務組合情報公開条例(平成16年条例第4号。以下、条例という。)による情報の公開の請求及び法による保有個人情報の開示の請求に対応する場合
(2) 脅迫、恐喝その他不当要求行為に該当する場合であって、刑事事件その他の争訟に発展するおそれがあると認められる場合
(3) 通話の内容について民事訴訟その他の争訟手続において証拠を保全する必要があると認められる場合
(4) 個人の生命、身体又は財産の安全を守る必要がある場合
(5) 前各号に掲げるもののほか、録音データの提供が必要と認められる場合
(目的外利用及び第三者への提供の禁止)
第9条 録音データ及び電磁的記録媒体は、通話録音装置の設置目的以外の目的のために利用し、又は第三者へ提供してはならない。
(開示請求等)
第10条 管理責任者は、条例による情報の公開の請求及び法による保有個人情報の開示の請求があった場合は、所定の手続きを行わなければならない。
(苦情の処理)
第11条 管理責任者は、通話録音装置の設置及び運用に関する苦情があったときは、迅速かつ適切に対応するものとする。
(その他)
第12条 この要綱に定めるもののほか、通話録音装置の設置及び運用に関し必要な事項は、別に定める。
附則
この要綱は、公布の日から施行する。
